Vacancy Details


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Details
Vacancy code VA/2015/B5416/8899
Position title Coordinador/a Administración y Finanzas
Level ICS-10
Department/office LCR, PAOH, Costa Rica
Duty station Costa Rica, Costa Rica
Contract type International ICA
Contract level IICA-2
Duration 12 meses con posibilidad de renovación dependiendo de desempeño y presupuesto
Application period 27-Nov-2015 to 11-Dec-2015
United Nations Core Values: Integrity, Professionalism, Respect for Diversity
This vacancy has been cancelled.
Información general de UNOPS

La misión de UNOPS es servir a las personas necesitadas mediante la ampliación de la capacidad de las Naciones Unidas, los gobiernos y otros asociados para gestionar proyectos, infraestructuras y adquisiciones de forma sostenible y eficiente.

Dentro de estas tres áreas de conocimientos principales, UNOPS proporciona a sus asociados servicios transaccionales, de asesoramiento e implementación en proyectos que abarcan desde la construcción de escuelas y hospitales hasta la adquisición de bienes y servicios o la formación del personal local. UNOPS trabaja en estrecha colaboración con los gobiernos y las comunidades para garantizar una mayor sostenibilidad económica, social y ambiental en los proyectos que apoyamos, con especial énfasis en el desarrollo de la capacidad nacional.

Trabajando en algunos de los entornos más desafiantes del mundo, la visión de UNOPS es promover prácticas sostenibles de implementación en los contextos humanitario, de desarrollo y de consolidación de la paz, siempre con el objetivo de satisfacer o superar las expectativas de nuestros asociados.

Con un personal de más de 7.000 empleados repartidos en 80 países, UNOPS ofrece a sus asociados los conocimientos logísticos, técnicos y de gestión que necesiten y donde los necesiten. La estructura flexible y el alcance global de la organización hacen que ésta pueda responder a las necesidades de los asociados con celeridad y a su vez beneficiarse de las economías de escala. 

Background Information - Job-specific

Antecedentes generales del proyecto/asignación 

El CRPC brinda servicios a sus asociados en dos grandes áreas: Mejoramiento de la capacidad de las instituciones públicas costarricenses en la ejecución de sus proyectos de infraestructura e inversiones públicas y ejecución de adquisiciones sostenibles.

Ambas áreas requieren tanto desde el punto de vista estratégico como operacional una gestión de los recursos asegurando la transparencia, eficacia y eficiencia;  que promueva el desarrollo y continuo fortalecimiento de la gestión interna del CRPC,  a fin de asegurar resultados de alta calidad,  acorde con las necesidades de sus asociados en el país y de los clientes internos.

Para lograr este objetivo, las acciones en los temas de finanzas y administración serán coordinadas por un especialista senior en finanzas, que cuente con una sólida formación en gestión y administración de proyectos.



Functional Responsibilities

Propósito y alcance de la asignación: 

Bajo la supervisión general del Director del CRPC, el/la Coordinador/a de Administración y Finanzas es responsable de:

  •  la eficiente gestión de los servicios financieros y procesos administrativos,
  •  la provisión de información financiera oportuna y eficaz,
  •  la prestación efectiva de los servicios financieros, y la utilización transparente de los recursos  financieros y de  gestión de la CRPC.

El/la Coordinador/a de Administración y Finanzas se encarga de la coordinación, ejecución y supervisión de los servicios de apoyo administrativo y financiero a los proyectos, y de supervisar a todo el personal de apoyo de la Unidad de Finanzas y de Administración del CRPC, con el fin de asegurar la gestión exitosa de dichos procesos. 

Es responsable de cumplir las políticas de seguridad, instrucciones administrativas, planes y procedimientos relativos al Sistema de Gestión de la Seguridad de Naciones Unidas y de UNOPS.

Adicionalmente, asesora al Director del CRPC en temas estratégicos relacionados con las finanzas y administración de la oficina y los proyectos. 

Son parte de su responsabilidad las siguientes actividades:

Finanzas:

  • Brindar apoyo al Director del CRPC en asegurar la integridad de los sistemas financieros, revisar los requerimientos presupuestarios y la aplicación de las reglas y regulaciones financieras de UNOPS  (FRR)
  • Realizar la apropiada planificación, seguimiento del gasto, y control de los recursos financieros conforme los presupuestos aprobados.
  • Organizar de los procesos de gestión de fondos, incluyendo el manejo de la liquidez, la contabilización y conciliación oportuna y puntual de todas las transacciones, la seguridad de los activos financieros
  • Preparar y revisar de información financiera de los proyectos.  
  • Realizar el seguimiento a la ejecución financiera de los fondos de los proyectos a fin de evitar sobregiros. 
  • Realizar la formulación, el seguimiento y reportes periódicos del presupuesto general de la oficina  local
  • Dar seguimiento a las solicitudes de desembolso a las agencias donantes y asociados.
  • Manejar las cuentas de los proyectos por medio del Sistema ERP vigente, ejerciendo funciones de “Oficial Verificador/a”.
  • Supervisar el manejo de caja chica y de sus solicitudes de reembolsos a través del Sistema.
  • Supervisar la gestión de autorización de viajes y de liquidaciones de gastos de los funcionarios según las regulaciones y normas de la UNOPS.
  • Dar seguimiento a los saldos de las cuentas bancarias (en dólares de los EE. UU. y moneda nacional) y realizar las comunicaciones regulares con las entidades bancarias respecto a regulaciones, políticas y procedimientos bancarios.
  • Revisar y aprobar los informes financieros mensuales, trimestrales o anuales de los proyectos administrados por el CRPC con base a los requerimientos y/o políticas de Finanzas de la Sede Central y/o Oficina Regional de la UNOPS.
  • Preparar los reportes y requerimientos de información financiera para la Sede Central y/o Oficina Regional de la UNOPS.
  • Verificar las solicitudes de pago a proveedores y/o de gastos del CRPC, asegurando que la documentación de soporte y transacciones de pagos sean adecuadas, mediante la aplicación de políticas y reglamentos de UNOPS para determinar la elegibilidad y razonabilidad de los mismos.
  • Asistir y cooperar a la Auditoría Externa del CRPC, en la preparación y presentación de la información administrativo-financiera y contable de los Proyectos; responder a solicitudes y observaciones de los Auditores e implementar las recomendaciones que emanen de los informes.
  • Aprobar NON – PO vouchers en el ATLAS.
  • Desarrollar todas las actividades requeridas por el Director del CRPC para desarrollar correctamente las labores administrativas y financieras de UNOPS en Costa Rica.

Administración General:

  • Analizar y supervisar el trabajo de la oficina para asegurar que se proporcione apoyo administrativo en las áreas generales y especializadas.
  • Participar en la capacitación del personal administrativo y supervisar el trabajo para asegurar el cumplimiento de tareas de acuerdo a las necesidades del Proyecto.
  • Actuar como punto focal en las relaciones institucionales con instituciones gubernamentales, bancos y proveedores en asuntos administrativos.
  • Analizar, revisar y asistir en la preparación y edición de informes de progreso.
  • Atender correspondencia relacionada con aspectos administrativos y financieros.
  • Supervisar las áreas de Recursos Humanos y Servicios Administrativos y Adquisiciones.
  • Asesorar al personal internacional en aspectos administrativos generales y brindar apoyo administrativo durante la prestación de sus servicios.
  • Apoyar al Director en la gestión de los recursos humanos de forma que los sistemas se implementen para una gestión efectiva hacia la excelencia operacional

Apoyo a la implementación de los Proyectos

Adicionalmente, el/la Coordinador/a de Administración y Finanzas apoyará los proyectos en las siguientes actividades: 

  • Apoyar a los gerentes de proyecto en la formulación anual de los presupuestos de proyectos, incluyendo revisiones presupuestarias periódicas.
  • Participar en los equipos técnicos para la elaboración de los planes operativos de los proyectos así como en los informes semestrales, anuales, final y demás información solicitada por el asociado.
  • Asegurar el suministro de información contable para administrar adecuadamente las actividades de los proyectos y apoyar la toma de decisiones gerenciales;
  • Realizar el control de calidad de los servicios financieros, administrativos y de adquisiciones brindados por medio de los Proyectos;
  • Elaborar y/o revisar de informes financieros especiales requeridos según las políticas de las agencias donantes y asociados
  • Asesorar en la gestión y administración de fondos de los proyectos implementados por las organizaciones beneficiarias bajo figuras de  donaciones.
  • Dar apoyo o participar en las misiones de supervisión de los proyectos, según lo requiera el Director del CRPC.

3. Seguimiento y control de los progresos

  • Se efectuarán evaluaciones periódicas para medir el desempeño del (la ) consultor(a) con base en las metas de desempeño
4. Producto final:

  • Unidad de Administración y Finanzas brinda servicios en el tiempo y forma requeridos
  • Los informes financieros semestrales y anuales de los proyectos indican que los recursos financieros aportados por las agencias y asociados se han ejecutado adecuadamente de conformidad a las disposiciones establecidas por éstas. 
Competencies

  • Conocimiento de las regulaciones y manejo financiero del PNUD/UNOPS
  • Habilidad para trabajar con personal administrativo y local de los gobiernos y agencias financieras.
  • Manejo de paquetes de cómputo e Internet.
  • Habilidad para trabajar bajo presión.
Education/Experience/Language requirements

Educación:
  • Maestría en Ciencias Económicas o Administración. 
  • El requisito de Maestría puedes ser remplazado por una Licenciatura en Ciencias Económicas o Administración si el candidato/a cuenta con experiencia adicional relevante para el cargo.  
  • Formación en Administración / Finanzas o Gerencia de Proyectos es un plus

Experiencia laboral: 
  • Mínimo 5 años de experiencia en el manejo financiero y administrativo de proyectos
  • Al menos tres años en cargo de asesoría o de alta responsabilidad en dirección de equipos o proyectos relevantes.
  • Experiencia sólida en gerencia de proyectos
  • Experiencia en desarrollo de estrategias financieras
  • Experiencia previa en gestión financiera de proyectos de Organismos Internacionales, Banco Mundial y otras organizaciones de Naciones Unidas es un plus.
  • Experiencia de trabajo similar en Centroamérica y particularmente en Costa Rica es un plus.

Idiomas:
  • Dominio oral, escrito y leído de español e inglés; la posición demanda buenas capacidades en redacción y preparación de informes.

Contract type, level and duration

Contract type: International Individual Contractor Agreement
Contract level: IICA 2
Contract duration: 12 meses con posibilidades de ampliación de acuerdo a desempeño y presupuesto


For more details about United Nations staff contracts, please follow this link:
https://www.unops.org/english/Opportunities/job-opportunities/what-we-offer/Pages/UN-Staff-Contracts.aspx

For more details about the ICA contractual modality, please follow this link:
https://www.unops.org/english/Opportunities/job-opportunities/what-we-offer/Pages/Individual-Contractor-Agreements.aspx 

This vacancy has been cancelled.